セミナーを多数開催されていますが、どのような体制で行われているのでしょうか？

滝氏：私と近藤は、本業の弁護士業務とは別にセミナー関連の業務に従事しており、山本は広報として、参加者の集客やアンケートの集計、分析などを担当しています。セミナーは所内で企画・運営するものと、外部団体が主催するものへの参加や共催があります。特に前者を中心に、10名ほどのセミナー委員会で企画・運営しております。
セミナーの講師は、主に事務所の弁護士、弁理士が務めています。弁護士の数は現在552名に上り、多岐にわたるテーマの専門家がいますので、どんなテーマでも適任の弁護士が存在しているといってよいと思います。

近藤氏：セミナーの企画は主に委員会メンバーが行っているのですが、時には弁護士・弁理士からのテーマの提案もあります。分野によっては私たち委員会メンバー自身が講師を務めることもありますね。

山本氏：TMIでは、セミナーの集客や運営、事後の業務の中でSMPを活用しています。具体的には、事務所の顧客への案内メール、申込者管理、当日の運営手配、サンクスメール、アンケートの集計から、次回の企画の参考のためのアンケート分析まで、SMPを利用して一連の業務を行っています。私は広報として、サンクスメールの配信、アンケートの集計・分析を担当しています。

SMPの利用のきっかけを教えてください。

滝氏：SMP導入前は外部のWeb制作会社にホームページ作成を依頼しており、そこにセミナーの申込みページを設けていました。導入のきっかけは2017年のある人気セミナーで、申込みが殺到するなどして諸々の対応が必要になったことです。この経験からもっと効果的なシステムが必要だと考え、他社の製品も含め多くの選択肢を検討した結果、SMPを導入することにしたのです。

近藤氏：SMPを選んだ理由は、業界での評価の高さと、イベント・セミナー関連の豊富な実績です。また、事務所の顧客管理にもメリットがあると考えました。それまでは自社開発のシステムを使用していましたが、セミナー事業の成長に伴い、顧客管理をより適切に行う必要があり、SMPがそのニーズに応えることができると考えました。

法律事務所というとあまりマーケティングや宣伝を行うというイメージはないのですが、セミナーはマーケティングの一環という位置づけでしょうか？

滝氏：TMI総合法律事務所の顧客は大手企業が多いですが、中小企業やベンチャー企業、海外企業、個人のかたまで含めて様々なお客様がいます。そうした方々との信頼関係を強化するために様々なマーケティング施策を実施しており、セミナーはその一つです。

お客様からどのようなテーマのセミナーを希望されることが多いですか？

滝氏：お客様によって、希望されるテーマは異なります。例えば、労務関連のセミナーにいらっしゃったお客様は、次も、人事に関連する内容に関心がある傾向が見られます。

近藤氏：4～5月頃の新任役員・新任取締役が決定する時期、また6月の定時株主総会前などは法律セミナーを実施すると反響が大きいです。プライバシー、情報セキュリティ、ハラスメントなど、社会的な事件や時事ニュースがあれば、それに関連したテーマを企画すると集客に結びつく場合もありますね。

滝氏：また、当事務所には官公庁に出向している弁護士が多く、法改正の業務に携わることがあります。例えば、外務省に出向していた弁護士が、任期終了後に海外ビシネスや地政学リスクに関するセミナーなどを企画すると、注目度が高まる傾向にあります。

では次に、SMPを活用する上で苦労した点について教えていただけますか？

山本氏：私がSMPを使用し始めたのは約1年半前です。初めて使用した際は、非常に多機能であったために、使いこなすのが大変だと感じました。例えば、参加者にサンクスメールを送る設定など、新しい作業を始める時は不安でしたね。しかし実際に使ってみると、営業担当やカスタマーサポートセンターのかたに丁寧な対応をしていただいたおかげで、安心して使えるようになりました。

滝氏：最初からすべての機能を使うのではなく、必要なところから使い始めたことで自然に業務に馴染んできたと思います。

SMPの活用で工夫されている点はありますか？

山本氏：セミナーにおけるサンクスメールを工夫しています。セミナーはリアル会場での開催とオンデマンド動画形式の両方で実施しています。リアル会場での開催の場合はキャンペーン用のランディングページやフォームを使用し、SMPに読み込んだ送信先リストから配信しています。オンデマンド動画の方は、視聴者に自動でサンクスメールを送る設定になっています。ただし、閲覧時間が短い方にも配信されてしまうことを避けるため、30分以上視聴したかたに限定して、1日1回バッチ処理でメールを送るなどの設定を行っています。

SMPを活用して、セミナーの運営においてどのような変化がありましたか？

滝氏：SMP導入前と比べてセミナーの開催回数が劇的に増えたわけではありませんが、変化はありました。コロナ前はリアル開催のみで、定員に対して申込み人数があふれる場合があり、同一セミナーを1日複数回実施することもあったのです。オンデマンド形式へ移行したことで、少ない実施回数でより多くの参加者を受け入れることが可能になりました。これはSMPのおかげで実現できたことです。コロナが収束してからは、リアル開催も復活しましたが、以前にもまして柔軟に運用ができるようになり、例えば大阪オフィスの開設5周年記念セミナーシリーズなど、開催の頻度は高まりました。

SMPの導入によって効率化した業務について教えてください。

山本氏：SMPを使うことで、いくつかの点で効率化が実現しました。1つは、アンケートフォーム作成機能により、参加者の属性や顧客情報をスムーズに収集できるようになりました。もう1つは、リアル開催のセミナーの時に以前は紙のアンケートで人的作業による集計が必要でしたが、SMPのシステムを利用してQRコードやURLからアンケートページにアクセスし、オンライン上での回答を可能にすることで集計業務の大幅な効率化を実現したことです。

今後、SMPを活用して新たに取り組みたいことはありますか？

山本氏：現在、セミナーの出席者管理を手動で行っているのですが、この作業はスタッフにとって大きな負担です。リアル開催のセミナーが増える中で、SMPを使って受付業務などを管理することが今後の目標です。

滝氏：SMPのデータを活用して、より良いセミナーを実施していきたいと考えています。出席者全員の満足を得ることは難しいですが、より多くの参加者の記憶に残るセミナーを目指しています。そのため、セミナー後のアンケートは、今後の取り組みに向けて有効活用させていただいています。
また、コロナ禍でオンデマンドセミナー開催が増えましたが、リアル開催のセミナーにも改めて価値を見出し、来場されたお客様からのご相談やご質問を受けるなど直接コンタクトすることで少しでも満足度を高めたいと考えています。
今後の課題は、セミナーの効果や価値を正確に把握していくことです。SMPのメール、キャンペーン、アンケート機能の活用をさらに進めていきたいと思っています。