企業の広報・マーケティング担当者に旬な情報をタイムリーに提供する「時事通信社テクノロジーセミナー」。回を重ねて徐々に認知度も向上し、3回目は「爆発するソーシャルメディア」と題して、それまでから倍の300名規模で開催することになった。そこで、受付の混雑解消が大きな課題として浮上した。

混雑する原因の1つが当日受付での参加費回収である。2回目までは受付で〈参加証を受け取る〉⇒〈参加者リストと照合し、本人確認〉⇒〈参加費をいただく〉⇒〈釣銭や領収書の対応〉という流れを短時間で確実に行わなければならず、受付を4箇所に分散し8名のスタッフで対応していた。

しかし、来場が集中するセミナー開始前15分間には受付が混みあい、お客様がいらいらされることもあった。

「すでに手作業での限界を感じていたところ、今回は規模が2倍の300名です。さすがに対応しきれないと思いました」と担当のデジタルメディア事業本部営業部次長、加瀬林善信氏は語る。

そこで、現金のやりとりをなくしたいと参加費のオンラインカード決済を検討していたところ、シャノンの「マーケティングプラットフォーム」の存在を知った。

「お話を伺うと『参加費の決済』に加え『集客時の申込受付業務』も自動化できるとのこと。セミナー運営業務全体の効率化ができると考え、『マーケティングプラットフォーム』導入を決めました」

3回目のセミナーからマーケティングプラットフォームを導入し、オンラインカード決済を利用。当日受付での現金のやりとりが不要になり、受付の手間軽減と時間短縮、さらに釣銭準備などの事前準備の軽量化が実現した。また、バーコード付き参加証とバーコードリーダーを採用したことにより、受付での本人確認作業の負荷も軽減できた。結果、受付全体のオペレーションがシンプルになり、3回目は前回の半数以下の3名のスタッフで受付を対応することができたのである。

「受付が滞り、お客様のクレームをいただく。現金のやりとりでトラブルが発生する。このような心配もなく、無事セミナーが開始できたときにはほっとしました」と事業局事業企画営業部青山正幸氏は現場を振り返った。

さらに、実際の参加者数が読めないという問題もオンラインカード決済にしたことで解消され、出席率や代金回収率も向上。参加費収入が事前に読めるようになり、運営の安定化も図れたのである。

マーケティングプラットフォームの導入効果は、当日の受付だけでなく運営業務全般にも現れた。まずは参加証の自動発行である。今回は、オンラインカード決済終了後、登録者に参加証をダウンロードできる専用ページを用意。参加証発行作業だけでなく、発行作業の遅れからくる確認の問い合わせ対応の手間も解消できた。

セッションごとに申込受付できるのも便利な機能の一つだった。マーケティングプラットフォームのマルチセッション機能により手間をかけずにセッションごとの申込状況を把握でき、適切な会場準備につながった。

また、メール配信業務の効率化も見逃せなかった。これまでは、Excelのセミナー参加者リストから必要な分だけCSVファイルに書き出し、社内システム担当者に配信を依頼していた。マーケティングプラットフォーム導入後は、自分で簡単に条件を設定してメールを一斉配信できるようになり、急きょ決定した交流イベントの集客などにも臨機応変に対応できた。

さらに、担当者は申込状況が常に気になるもの。マーケティングプラットフォームでは、どこからでも申込情報や参加費決済情報をリアルタイムに確認でき、最新情報の共有にも役立った。

「『マーケティングプラットフォーム』を利用したセミナー運営は、新たなチャレンジでしたが、スタッフの負担も軽減でき、さらに、お客様に満足いただけるものにできたと思います」と加瀬林氏は評価している。

これまでは、運営業務をすべて把握しているのは担当者のみ。風邪でダウンしても代わりがいない状態だったが、マーケティングプラットフォームの導入はこの体制を見直すきっかけにもなった。

「マーケティングプラットフォームを利用することで、データとともに、ノウハウも次に引き継ぐことができます。前回のやり方を踏襲してもよし、いろいろな機能を利用して新しい試みもできる。

今後は、社内の人材を運営のプロとして育てるのではなく、『マーケティングプラットフォーム』のような、プロのノウハウが蓄積されたツールを使いこなす人材を育てることが重要と感じています」と加瀬林氏は語る。

今後は、領収書発行の自動化などより一層の効率化や、参加者の方とのリレーションを深めるツールとしても活かしていきたいと意気込みを語る両氏。

「セミナーを情報発信の場で終わらせず、結果をどう活かしていくか。それが課題です」と、セミナー開催とマーケティングプラットフォームへの期待は高まるばかりだ。