BtoBイベントの集客方法10選。1,000人規模イベントでシャノンが実施した集客の具体策・成功事例も紹介！

カンファレンスやシンポジウムといったBtoBイベントの集客に苦労したことがある企画担当者は多いと思います。

シャノンでは2023年、「シャノン デジアナ カンファレンス2023」を開催。2カ月もない集客期間のなかでも1,000人超の申込をいただき、無事成功させることができました。
今回は、このとき効果があった集客施策を紹介しながら、イベントの集客方法とコツについて解説していきます。

シャノンのイベント「デジアナ カンファレンス」でとった集客施策とは？

シャノンでは2023年7月、「シャノン デジアナ カンファレンス2023」を開催。目標としていた1,000名超の申込をいただきました。

開催概要について、詳しくは以下でご覧ください。
https://www.shanon.co.jp/smc/

このときの主な集客施策は、以下の4点です。

1. メールによる案内
2. キャンペーンと特典
3. 広告、他媒体への告知依頼
4. DM

順に解説していきます。

1．最も集客できたのはメール施策。具体的な方法は？

集客方法の中でもっとも力を入れたのはハウスリストへのメールです。
結果をみても、最も多くの集客実績がメールによるものでした。

ほぼ毎日メールを送信

イベントを開催する約1か月前から週に5～7回メールを送信しました。
実際のスケジュールがこちらです。

メールを送る際、配信停止が増えないよう気を付けたことは
①内容を変える
②配信対象をセグメントする
の2点です。

内容について、カンファレンスでは基調講演や各セッションなど様々なテーマでの講演が行われるため、日々異なるセッションの内容をお送りしていました。
「カンファレンスだけではネタが尽きてしまう…」そんなときは、ブログやウェビナーなど自社の別コンテンツをメインにメールを作成し、その中でカンファレンスの紹介をするといった「脇役メール」も活用しました。

配信対象について、ハウスリスト全員を対象としたものもあれば、興味・関心フェーズが高いリードに限定した配信も行います。

より申込者数を増やすため、土曜日・日曜日にもメール配信したところ、土日のメールも一定の効果があることが分かりました。
各メールのクリック率、クリック数、CVである申込数の計測結果をチェックしてメール施策を改善しながら、イベントの前日まで継続しました。

メルマガにはバナーを設置

メルマガでは、トップや目次と本文の間にカンファレンスのバナーを掲載。以下はメルマガの一例です。

ブログ記事の紹介と合わせて、カンファレンスのコンテンツを掲載しています。

イベント情報のみの「単独メール」も配信

集客の期間は、「シャノン デジアナカンファレンス 2023 事務局」という発信者名で、１つの情報のみを掲載した「単独メール」も配信しました。カンファレンスの基調講演だけでなく、各セッションを主要なトピックとして毎回取り上げていきました。
以下は、単独メールの一例です。

単独メールが集客に効果あり

さまざまなメールを配信したなかで、単独メール（newsletter）の集客効果が高いという結果になりました。

とはいえ、日常的なメルマガから申込していただいた方も多くいらっしゃるので、一般的なメルマガと特別なメールとを組み合わせてメール施策を展開していくことがおすすめです。

2．キャンペーンと特典

キャンペーンや特典も必ず行いたい施策です。
デジアナカンファレンスでは、「同僚お誘いキャンペーン」と「書籍プレゼント」という2つの企画を用意しました。

同僚お誘いキャンペーン
同僚をお誘いいただいたとき、「お誘いした・された」双方のお客様に、Amazonギフト券1,000円分をプレゼントするキャンペーンを行いました。

同僚紹介キャンペーン利用者は申込全体よりも来場した割合が20%以上多く、集客だけでなく、来場率の向上にも貢献しています。

書籍プレゼント
特定の講演を当日ご視聴いただいた方に登壇者の書籍をプレゼントするキャンペーンを行い、書籍のビジュアルを広告など各種のバナーに掲載しました。

3．広告

一般のWeb広告のほか、他のニュースメディアなどにも告知を依頼しました。

Web広告
Web広告とFacebook広告を行いました。作成したバナーはイベント全体の告知、各セッション、基調講演、キャンペーンと10種類以上作成し、日々成果をみながら運用を回しました。
以下はバナー広告の一例です。
書籍プレゼントを前面に出した広告は、一定のCVを上げています。

集客代行サービスへの依頼
また、外部媒体での集客代行サービスも活用しました。たとえば以下のようなメディアです。
・Bizhint
・MarkeZine

4．DM

DM送付も行いました。
DMはA4サイズ、表裏カラーで、カンファレンスの概要が一見して理解できるレイアウトとなっています。

DMをお送りした後にメールでのフォローもあわせて実施した結果、メール施策に次ぐ高い集客成果がありました。
コストはかかりますが情報を見てもらえる可能性が高いDMは、イベント集客のような機会におすすめの施策です。

参考：カンファレンスとは？ミーティングとの違いや開催方法を事例を用いて解説

イベント集客の方法10選

最初にシャノンの「デジアナ カンファレンス」で行ったさまざまな集客の施策を紹介しましたが、イベントの集客方法はほかにもあります。

以下で集客の方法をまとめます。
いろいろな方法を試して、自社のイベントに合う集客方法を見つけてください。

1．Webサイトでの告知と集客

企業の公式Webサイトにはイベントの情報を掲載し、申込を受け付けるランディングページ（LP）を設置。申込がしやすい導線にすることも大事です。

専用ランディングページ（LP）の作成

イベントの開催概要が決まったら、イベントの情報を掲載して申込も受け付けるためのランディングページ（LP）を作成します。
イベント専用LPは、メルマガ、広告などでイベントの案内を見たユーザーがクリックしたときに見るページとなります。LPは以下のポイントをおさえて作成します。

• どんなイベントなのかが一見してわかる
• 参加するメリットが伝わる
• ファーストビューにCTA（申込ボタン）がある

※参考：ランディングページ（LP）の最適化はリード獲得のために不可欠。改善をどう進める？

ポップアップ表示

企業Webサイトやオウンドメディアからイベントの情報に誘導するには、ポップアップ表示が有効です。

ポップアップにより、どのページから見たユーザーにもイベントの情報を届けることができます。クリックするとイベントのLPに遷移します。

2．メール配信

過去に何らかの自社との接点があった見込み客を対象とする、メルマガをはじめとするメールマーケティングは、最もCVが期待できる方法です。各種のメール施策を組み合わせて活用しましょう。

メルマガ

冒頭の事例で紹介したように、定期的に配信するメルマガでは、イベントの告知のためにバナーや動画URLを掲載することによりいつもより強く訴求できます。同じ宛先に何回かイベントの情報を届けることになるので、毎回異なる切り口でイベントを紹介できることが望ましいです。

以下の記事では、メルマガで重要なタイトル付けのポイント、開封率を上げるための工夫などをくわしく解説しています。
参考：メルマガ開封率の平均はどれくらい？タイトル例や開封率を上げる7つの方法を解説

セグメントメール

自社製品やサービスへの関心が高い関心層や比較検討層は、メールの配信停止率が低いというデータがあります。集客でメールを送る回数が増えてしまう場合は、関心層以上にセグメントしたメール配信が望ましいでしょう。
また、しばらくアクセスがない休眠リードに対しても、関係を再構築する機会としてイベントを活用できます。

参考：セグメントとは？マーケティングでの活用事例7選、目的や分類方法を解説

リマインドメール

イベント申込者に対しては、イベント開催日の1週間前と2日前などの決まったスケジュールでリマインドメールを送ります。メールにイベント関連資料ダウンロードや動画資料URLなどを掲載しておくことも有効です。
リマインドメールには申込者の確実なイベント参加をうながすことと、急遽不参加になった方からの欠席連絡を受けて当日の来場者数予測をたてることの２つの働きがあります。

3．SNSからの発信

SNSの自社アカウントからイベントについて告知する方法です。
BtoBのイベント集客にはFacebook、X、LinkedInが適しているといわれます。Facebook、LinkedInで作成できるイベントページを活用する方法もあります。

多くのフォロワーがいるインフルエンサーに有料で告知を依頼するインフルエンサーマーケティングや、自社の優良顧客にSNS投稿の協力を依頼するなどの施策も可能です。

参考：SNSマーケティングとは？5つの施策ポイントや成功事例、BtoBで有効な事例も紹介

4．展示会や他のセミナー・ウェビナーで告知

定期的に開催する小規模なセミナーやウェビナーの参加者を、大きなイベントへ誘導する方法です。

• セミナーやウェビナーでイベント告知
• セミナー・ウェビナー参加者限定で、イベントに申込した場合の特典を提供
• セミナー・ウェビナーのテーマとイベントのテーマをリンクさせる

また、イベントの前に展示会出展があれば、多くの来場者にチラシ配布などでイベント告知ができます。

5．広告

広告にはオンラインとオフラインがあります。低コストでかつ効果測定しながら実施できるWeb広告を実施することが最も一般的ですが、必要に応じて他の広告も組み合わせます。

《オンライン広告》
・一般的なWeb広告
・SNS広告
・Youtubeの動画広告　など

《オフライン広告》
・タクシー動画広告
・テレビ、ラジオCM
・雑誌、業界新聞などへの広告

Web広告の種類や活用方法については、以下の記事でくわしく解説しています。
参考：Web広告の種類と役割、効果的な運用方法を紹介！

6．他の媒体への掲載

他の媒体にイベント情報を掲載します。有料と無料のものがあります。

イベント告知サイト
イベント開催情報が集結しているイベント告知サイトは、多くのユーザーに見られています。無料で掲載できる場合が多いです。
ビジネスイベントに向いているサイトとして、「Peatix」「connpass」などが挙げられます。

プレスリリースサイト
企業発のリリースを有料で掲載できるプレスリリースサイトで告知することも有効です。プレスリリースサイトに掲載されたニュースは他の20以上のメディアに転載されることが多く、拡散力があります。

キュレーションサイト
キュレーションサイトは、一般ユーザーやメディアが編集した情報を掲載しているサイトです。無料で情報を掲載することができ、一定の集客が期待できるメディアとして「NewsPicks」「はてなブックマーク」などがあります。

ニュースメディア
イベントのテーマと親和性の高いメディアに有料で記事掲載を依頼する方法もあります。
ビジネス系では「ダイヤモンド・オンライン」「JBpress」「ITmedia」「東洋経済オンライン」「MarkeZine」、その他多数のメディアがあります。

7．チラシの作成と配付

集客に力を入れたい場合はチラシの作成も有効です。

• 自社の会議室や受付に置く
• セミナーや展示会で配布
• 顧客企業を訪問する営業担当者やカスタマーサクセスから手渡し
• グループ企業などに配付の協力を依頼

などの活用方法があります。
イベントにチラシ持参の場合に特典進呈、あるいは、紙面QRコード経由の申込に特典などの方法も効果的です。

8．DM

DMはメルマガをあまり見ない人にも見てもらえる可能性がある施策です。
配付用に作成したチラシをDMとして郵送する方法もありますが、開封の必要がない「A4サイズカラーハガキ」などであれば、さらに多くの人の目に触れる可能性があります。

以下の記事ではDMの種類や施策事例をくわしく解説しています。
参考：【実例あり】ダイレクトメール（DM）とは？企業が送る際の手順、効果を高める方法や事例を紹介

9．テレアポ、直接の声掛け

電話または対面で直接イベントについて知らせる方法もあります。

• インサイドセールスや営業担当者からの電話
• 自社の社員への協力依頼
• 経営陣による声掛け

営業担当者が商談中のお客様との関係を構築する機会として、イベントを活用することもできます。

10．特典

イベントへの申込や当日の参加を後押しする施策として、特典も重要です。

• 書籍や資料のプレゼント
• 限定ノベルティ、金券のプレゼント
• 当日使用できるドリンクチケット
• 抽選会チケット
• 早期申込への特典　　など

また、参加者にとってメリットが感じられる交流会、懇親会などの機会提供も有効です。

集客できるイベント企画の手順とコツ

メールやWebサイトで告知をしただけで多くの参加者が集まるイベントもあります。そんな集客力があり、かつ自社の顧客にアピールできるような企画を考えましょう。
集客できるイベント企画の手順とコツを解説します。

STEP1　イベントの目的とターゲットを明確にする

イベントを成功させるためには、イベントを企画する段階で「集客力のあるイベント」になるよう準備をする必要があります。最初に明確にするポイントは「ターゲット」と「目的」です。

ビジネスイベントの場合、この2点は最初からかなり明確です。

• イベントのターゲット＝自社の顧客または見込み顧客
• イベントの目的＝売上アップや商談の創出

そこからさらに、

• ターゲットは「既存顧客」か「まだ取引がない見込み顧客」か
• 目的は「企業やサービス・製品の認知拡大」「ターゲット顧客からの商談創出」「既存顧客との関係構築」などのうちどれか

というように絞り込んで設定します。

BtoBイベントで新規顧客の獲得を目的としてイベントを開催する場合、ターゲットを明確にする必要がありますが、それには「ペルソナ」を詳細に設定することが役に立ちます。

※以下の記事でペルソナについて解説しています。
参考：BtoBマーケティングにおけるペルソナの作り方と活用方法を解説。シャノンが実践する一工夫もご紹介！

STEP2　参加したくなるコンテンツを用意する

次に、イベントの内容を決定します。ターゲットが参加したいと思うコンテンツかどうかが重要です。
ビジネスイベントの場合は、対象企業の担当者が興味を持つ内容の講演、勉強会などが一般的です。コンテンツの例として以下があります。

ターゲット層が興味を抱く講師による講演
業界に関係が深い専門家を招いての講演は定番ですが人気の企画です。有名な講師であればより集客力が高くなります。

ターゲット企業の課題解決につながる情報提供
「生成AIの活用」「DX」などは業界問わず共通課題となっているので、とり上げやすいテーマです。
そのほか、業界に特化した課題の解決策がわかる講演は参加者が絞られますが、より関心度の高い人の集客が可能です。
自社の商品やサービスを活用して売上アップなどの明確な成果が出た企業に登壇を依頼して、成功事例を話してもらうことも有効です。

ターゲット層にとってメリットがある機会
ビジネスチャンスにつながったりイノベーションのヒントを得られたりする、参加企業同士の名刺交換会、交流会などがあります。講演会と二部構成で参加企業同士の交流の場を設けることも多いです。
メリットという点では参加者に「サービス利用1か月無料」などのわかりやすい特典を提供したり、ノベルティを用意したりすることも有効です。

イベントのコンテンツは直近の集客のためだけでなく、継続的な集客のためにも重要です。
満足度が高ければ参加者はリピートする可能性が高くなり、イベントの情報を見て参加したいと思ったが予定が合わなかった人は、次回以降に参加を検討するでしょう。

STEP3　参加しやすい日程と会場を選び、ハイブリッドも準備

ビジネスイベントでは多忙な担当者が参加しやすいよう工夫することも大事です。
リアルイベントの会場としてはアクセスがしやすい場所を選ぶことが第一条件です。ほかに、普段は入れない施設や話題の施設など足を運んでみたいと思わせる会場を設定するのも有効です。

イベントの日程選びではまず業界の繁忙期、月末などを避けます。一例ですが、曜日では月曜と金曜を避けて火・水・木曜日などに設定します。

ビジネスイベントはリアルとオンライン、どちらでも参加可能なハイブリッド型にします。オンラインではどこからでも簡単に参加できるしくみや、予定が合わなかった参加希望者のための見逃し配信の体制を整えます。

オンライン参加では他の参加者と交流がしやすい「メタバースイベント」を提供する例も増えています。

STEP4　イベントのタイトルやキービジュアルを決める

集客力を高めるために、イベントの見せ方が重要です。

特に重要なのがタイトルです。イベントの内容を正確に表し、かつ魅力を十分に伝えられるタイトルを選びましょう。
案内文、キービジュアル、動画コンテンツなども合わせて用意して、メールや広告のクリエイティブに展開します。

STEP5　集客のプランを立てて、実行する

イベントの開催概要が決まったら、いよいよ集客です。

集客施策としてはメールやWeb広告、DMなどの手段があります。情報を届けるタイミングや頻度についても考える必要があります。

イベントの集客にMAが有効

イベントの集客では多くの施策を一気に並行で進めなくてはなりません。
何よりも、スピーディーに効率よく進めていくことが大事です。また、広告やメールなどの各施策については効果測定して改善を加えながら集客力をアップさせていく必要があります。

MAにより、さまざまな集客の施策を適切に進めていくことができます。

メールのセグメントと自動配信
集客のためにさまざまなメールを作成・配信します。
メール送信の自動化はもちろん、セグメントメールの作成や効果測定もMAで効率化できます。

申込者のフォロー
イベントに申し込みがあったときにはお礼メールを自動配信。その後は定められたスケジュールに沿って追加情報やリマインドメールを送ります。MAのステップメールやシナリオ機能が活用できます。

申込者の名寄せ
イベントの申込者が過去に資料をダウンロードやウェビナー参加していたなどの履歴を確認できます。
顧客を深く理解し、One to Oneのコミュニケーションをとることができます。

イベントの事後フォロー
イベントに参加してくださった方、およびイベントに申込んだが参加できなかった方は、有力な見込み客としてその後継続的にフォローしていきます。MAではイベントからその後のフォロー施策まで一元管理ができます。

イベントでの集客をできるだけ多くの商談に結びつけるために、MAの活用がおすすめです。

【他社成功事例】来場率80％超えを達成したメール戦略とは

ビジネス系オンラインメディア「JBpress」などを手掛ける日本ビジネスプレスグループの株式会社日本ビジネスプレスは2020年、4週間にわたる大規模なオンライン展示会イベント「JBpress DX World 2020」を開催しました。

協賛社数36社、登録者4500名のうち来場者は3634名で来場者率は81％と高い歩留まりを達成。

顧客ニーズに応える充実したコンテンツを提供したことに加え、シャノンのMAを活用したメール戦略も要因です。
具体的には、参加登録したセミナーの期日直前のリマインドメール、属性ごとのセグメントメールなどで効果的に告知を行いました。

※事例の詳細はこちら
「JBpress」初の大規模オンライン展示会。シャノンを活用した来場率80%超えの秘訣とは

※シャノンのMAツール「SHANON MARKETING PLATFORM」は、オンライン/オフラインイベントの登録者の管理、集客施策、事後フォローなどを一括して効率よく実施できます 。

まとめ

本稿のポイントは以下です。

1. シャノンのイベント「シャノン デジアナ カンファレンス2023」では、以下のような集客施策を実施して成果を上げました。
1　メールによる案内
2　キャンペーンと特典
3　広告、他媒体への告知依頼
4　DM

２ . イベント集客の方法10選は以下の通りです。
1　Webサイトでの告知と集客
2　メール配信
3　SNSからの発信
4　展示会や他のセミナー・ウェビナーで告知
5　広告
6　他の媒体への掲載
7　チラシの作成と配付
8　DM
9　テレアポ、直接の声掛け
10　特典

３ . イベント企画の手順は以下の通りです。
STEP1　イベントの目的とターゲットを明確にする
STEP2　参加したくなるコンテンツを用意する
STEP3　参加しやすい日程と会場を選び、ハイブリッドも準備
STEP4　イベントのタイトル、キービジュアルを決める
STEP5　集客のプランを立てて、実行する

4.　イベントの集客施策の実施、申込の管理、イベント後のフォローにMAが有効です。業務の効率化と商談率アップに役立ちます。