セミナーは、新規顧客獲得と顧客育成（ナーチャリング）の両方に非常に有効なマーケティング施策です。 しかし、セミナー開催には企画、集客、当日の運営、事後対応など多くの作業が発生し、担当者の業務時間を大幅に圧迫します。

顧客管理、資料作成、アンケート集計、効果測定といった煩雑な作業に追われ、本来注力すべき業務に集中できなくなり、早期案件の獲得といった成果に繋がりません。

このような課題を解決するには、セミナー運営システムの活用が有効です。
セミナー運営システムを活用することで、顧客管理、資料作成、アンケート集計などを自動化し、担当者の業務負担を大幅に軽減、セミナー運営を効率化することができます。

セミナー運営をより効率化するためにどのように「セミナー運営」システムがお役立ちできるのかを解説します。あわせてセミナー運営シーンごとにお役立ていただける機能をシャノンのセミナー運営システムを例にご紹介いたします。

このような方におすすめ：

  • セミナー運営・事務局のご担当者
  • セミナー運営管理が煩雑。もっと楽にセミナー運営したいかた
  • セミナー運営体制に疑問を感じているかた
  • セミナー管理ツールを使っているが、どのように活用できるか使いかたを知りたいかた

セミナー管理システムご紹介資料

現場セミナー担当者の業務負担を減らすセミナー運営体制のポイント

現場セミナー担当者がトラブルなくスムーズにセミナー運営を行え、なおかつ成果が出るようなセミナーの仕組みづくりをするためには、どのような運営体制が重要になるのか、4つのポイントに分けてご紹介します。

1つのシステムで情報の一元管理・運営ができる　

セミナーを行う際、顧客情報を管理するCRM（SFA・MA）ツールやメールを配信するツール、セミナー管理をするためのツールといった複数のシステムが使われるケースがあります。

システムを横断して使うと、各種ツールで取得・管理する情報が異なるため、「セミナーのアンケート情報をセミナー管理システムで取得した後、MAツールに格納する」といったシステム間でデータ共有するためのデータ加工が必要です。ツール間でのデータ加工は手作業による作業が入るため、ケアレスミスをはじめとしたヒューマンエラーの発生や工数がかかるといったデメリットがあります。
このデメリットを解消するために、1つのシステムで情報の一元管理をしてセミナー運営できなければなりません。

シャノンのMAツールなら、顧客情報を管理するための「MAツール」としての機能に加え、
「LP/アンケートフォーム作成」「メール配信」「来場受付」をはじめとしたセミナー運営を行うための機能が揃っています。

シャノンのMAツールを使いセミナー管理を行うと以下のようなメリットがあります。

  • 情報の一元管理により、顧客情報の管理工数が減少
  • MAツールの機能により、セミナー運営業務の効率化
  • 情報共有がスムーズになり、担当者間の連携が強化

迅速な顧客フォローアップができる

迅速な顧客フォローアップは、顧客満足度向上や商談化数といったマーケティングのKPI達成に不可欠です。

シャノンのセミナー運営システムでは、以下の機能を活用することで迅速かつ効果的なフォローアップ体制を構築できます。

  • メール自動返信機能による迅速なフォローアップ機能
  • イベント当日中のアテンド機能によるスムーズな対応
  • イベント後の既存システムとの情報連携機能
  • セミナー参加者へのアンケート実施機能
  • 顧客の興味にあわせた資料のダウンロード機能

セキュリティ管理ができる

セミナー運営時のセキュリティ管理が不十分な場合、不正アクセスや個人情報漏洩といった問題を引き起こし、企業の信頼失墜や経済的損失を招く可能性があります。

シャノンのセミナー運営システムでは、システム化による手作業の削減によりヒューマンエラーを防止し、セキュリティ体制の整った環境下で情報を管理することで、セキュリティリスクを根本的に低減できます。

例えば、以下のような対策が可能です。

  • アクセス権限の厳格な管理
  • 脆弱性対策の実施
  • セキュリティログの監視
  • データのバックアップ体制

セミナー要件にあわせた機能のカスタマイズができる

セミナー運営システムの中には、様々な要件に対応できる機能の柔軟性や拡張性を備えているものがあります。
例えば、シャノンのセミナー管理システムでは次のような要件に対応した実績があります。

  • 様々な種類のセミナー申込を最適化するため、セミナー一覧に検索機能を追加する
  • リアルとオンラインを同時に開催するハイブリッド形式に対応できる
  • 複数セッションへの対応や、各セッションの定員締め切りができる
  • 自社の会員システムとの連携やマイページでセミナー申込(履歴)管理ができる

シャノンのセミナー管理システムでは、機能開発も相談できるため、上記のような少し特殊な運用を行いたい場合にも使いやすい特徴があります。
ただし、機能開発は内容によってかかる費用が異なるといった特徴がありますので、詳細を相談してみたいという場合はこちらからご相談ください。
セミナー管理システムご紹介資料

セミナーシーン別の活用機能

セミナー管理システムが、具体的に「どのようなシーン」で「どのような機能」を活用いただけるのか、弊社が提供するセミナーツールの機能に沿ってご紹介します。

Web上で申込受付をする場合

セミナー開催時の申込受付は、Web上でフォームを作成し、参加者の申込を受けることができます。シャノンでは基本機能として下記の機能が備わっています。

【Web上からの申込に関連する機能】
  • Webページテンプレート

セミナー概要ページ、タイムテーブルページ、申込フォーム入力・確認・完了ページ、マイページといったセミナーに必要なWebページをイベントごとに自動生成できます。
HTML/CSSを使わず、Webページの情報を編集することが可能です。例えば、「イベント名」「開催日時・場所」「イベント概要」といったイベントごとの情報をシステムに登録すると、
自動でWebページに反映されます。

    • 申込フォーム（アンケート）作成
      • クリック操作だけで簡単に申込フォームを作成できます。
      • こだわりのフォームを作成したい場合もHTMLを直接編集し、デザインデータをアップロードすることで簡単に設定できます。
      • 参加者の属性情報（氏名、部署、役職など）やアンケート項目も自由に設定できます。
    • メール送信
      • セグメントメール
        • 参加者の属性情報をもとにリストを作成し、対象者を絞ってメール送信ができます。集客時にもお役立ていただけます。
      • 自動配信メール
        • 申込完了メール、セミナーのリマインドメールなどを事前に設定することで自動配信できます。
      • シナリオメール
        • 「申込フォームまで来たが申し込みはしなかった」「カンファレンスの中である特定のセッションを申込した」など、参加者のアクションに応じて、個別のメールを配信することも可能です。
  • 受講票発行
    • 申込者に対して受講票を自動発行できます。
      オフラインイベントの際はQRコード付きの紙にも出力できるA4サイズのpdfを、オンラインイベントの際は各参加者ごとの個別の配信画面URLを発行可能です。

◆講演を複数レーンで開催する場合

複数の講演を同時に開催する場合に便利なタイムテーブルページを用意しています。
複数のセミナーを一つの申込フォームで申込受付ができます。
システムの運用としても、特定の講演のタイトルを変更したい場合、システム上で1箇所変更するだけで、関連するWebページやメールなど様々な場所で講演タイトルが使われていたとしても自動で変更内容を更新できます。

◆自動締切をしたい場合

セミナーによって参加人数や申込可能日を限定したい場合に使えます。
セミナー管理システム上で定員数や申込期限を設定することで、申込人数・日時を越えた際に申込ができないよう自動でフォームを閉じることが可能です。

◆有料のセミナーがある場合

セミナーの有料・無料をクリック1つで簡単に設定できます。
決済機能と連携しており、クレジットカード決済や現金振込に対応しております。

会場（オフライン）で来場受付をしたい場合

QRコードによる来場受付

事前にセミナーへ申込いただいた参加者には、QRコード付きの受講票を自動で発行する機能があります。参加者はスマートフォンでQRコードを表示するか、受講票を印刷して持参いただけます。受付では、以下のいずれかの方法でQRコードを読み取ることで、参加者の来場受付が完了します。

  • スタッフによる受付：
    • 受付スタッフがハンディ型のバーコードリーダーでQRコードを読み取ります。参加者情報を確認しながら、丁寧な受付対応が可能です。
    • 活用シーン例：VIP顧客の個別対応、参加者への声かけなど、ホスピタリティを重視する場合
  • 参加者自身による受付（無人受付）：
    • 参加者が受付に設置されたiPadなどの端末にQRコードをかざします。スタッフの数を減らし、受付業務を効率化できます。
    • 例： 受付スペースが限られている場合、参加人数が多い場合

このように、シャノンのセミナーツールでは、有人・無人のどちらの受付方法にも対応できます。 イベントの規模や目的に合わせて、最適な受付フローを選択することで、参加者の満足度向上や受付業務の効率化を実現可能です。

リアルイベントでオンライン同時配信/アーカイブ配信がある場合

オンライン同時配信：

  • リアルで講演を行う場合に、会場で撮影を行うことで同時にオンラインで配信できます。
  • 申込時にリアルでの会場参加とオンラインでの視聴どちらかを選択できるように設定できます。

アーカイブ配信：

  • リアル・オンラインどちらのイベントでも活用できる機能です。
  • イベント終了後、録画したセミナー映像をWeb上で公開し、見逃し配信などの案内で活用いただけます。

自社ツール(MA/SFA/CRM/会員管理ツール)にデータ連携させたい場合

開発不要の連携機能の利用もしくはAPI連携をすることで、セミナーのデータを自社で利用しているツールに連携できます。下記のようなことが実現可能です。

  • CSVでのエクスポート不要： 煩雑なCSVエクスポート作業が不要になります。
  • データのリアルタイム連携
  • マイページ機能：自社会員情報と連携した会員専用マイページを作成し、顧客体験を向上させます。
【連携例】
  • kintone連携(SFA/CRMシステム)

kintoneが提供するアプリケーションを使うことで、SFA/CRMとして利用しているKintoneの顧客情報や案件情報をシャノンのMAのリード情報や申込情報と相互連携が可能です。
詳しくはこちら

  • SalesForce連携(SFA/CRMシステム)

Salesforceが提供するアプリケーション「AppExchange」を使うことで、シャノンのMAとSalesforceのSFA間の双方向データ連携がノーコードで実現可能です。
詳しくはこちら

  • 独自の会員機能との連携
    • ①ID連携

外部会員サイトと弊社セミナー運営システムを連携させる機能です。外部会員サイトの会員は、個人情報を再入力せずにセミナーに申込できます。

    • ②API連携

シャノンシステムはAPIを公開しておりますので、あらゆる連携アプリケーションを開発可能です。

会員限定のセミナーページを作成したい場合

会員顧客向けの特別なセミナーを開催する場合、会員専用のセミナーページを作成することで、会員の囲い込みや満足度向上に繋げることが可能です。 シャノンのセミナーツールでは、マイページ機能を活用し、会員限定のセミナーページを簡単に作成できます。

会員限定セミナーページでは、以下のことが可能です。

  • 会員顧客管理： 会員情報を一元管理し、属性や興味関心に合わせたセミナー情報を配信できます。
  • 会員限定集客： 会員のみにセミナー情報を告知し、参加申込を受け付けることができます。
  • 会員限定視聴： 会員のみがセミナー動画を視聴できる権限を付与できます。
  • 柔軟なサイト構築：
    • LPは会員・非会員問わず閲覧可能とし、申込は会員限定にする
    • LP自体を会員限定公開にする

など、ご希望に合わせて柔軟なサイト構築が可能です。

大型イベント（展示会、カンファレンス）がある場合

弊社システムは大型イベントでもご利用いただけるよう、単発利用プランもご準備しています。

  • 単発利用プランのご準備：スポットでシステムを利用いただけるため、ランディングコストを抑えることができます。
  • 高負荷対応： 大規模なアクセスにも耐えられる安定したシステム基盤をご準備しています。
  • 柔軟なカスタマイズ： イベント規模や内容に合わせて、機能や画面表示をカスタマイズ可能です。
  • 出展者管理機能： 出展者情報の登録・管理、出展者向けポータルサイトの提供が可能です。
  • 詳細な効果測定： 来場者属性、セッション参加状況、アンケート結果などを分析できます。

大規模イベント(単発利用)に関する資料はこちら

その他

◆各関係者にシステム操作権限を付与したい場合

セミナー運営においては、社内外の様々な関係者がシステムにアクセスする場合があります。
シャノンのセミナーツールでは、各担当者に合わせた権限管理機能を提供し、安全かつ効率的な情報管理を実現します。

  • 詳細なアクセス制御：
    • 各機能やデータ項目ごとに、閲覧・編集・削除などの権限を細かく設定できます。
  • 担当者別権限：
    • 社内の営業担当者やマーケティング担当者など、役割に応じてアクセスできる範囲を制限できます。
    • 例：営業担当者には顧客情報のみ閲覧権限を付与、マーケティング担当者にはデータ分析機能へのアクセス権限を付与
  • 社外関係者向け権限：
    • 複数社登壇の共催セミナーなど、社外の関係者にも必要な権限を付与できます。
    • 例：共催企業の担当者には、当該共催セミナーの参加者情報のみ閲覧権限を付与

まとめ

今回はこだわりのセミナー運営ができるシャノンのマーケティングオートメーションの機能について詳しくご紹介いたしました。
本記事のまとめは以下の通りです。

現場担当者にとって使いやすいセミナー運営システムの特徴

セミナー運営を成功させるためには、担当者の負担を軽減し、効率的な運営体制を構築することが重要です。 そのためには、以下のポイントを押さえたシステムを選ぶことが大切です。

  • 情報の一元管理： 複数のシステムを連携させる必要がなく、情報共有やデータ分析がスムーズに行える
    • セミナー管理の成果を可視化できる
    • セキュリティ管理ができる
    • 迅速な顧客フォローアップができる
    • セミナー要件に左右されずセミナー運営ができる

シャノンのMAツールでできること

シャノンのMAツールは、セミナー運営のあらゆるフェーズで活用できる豊富な機能を提供しています。

  • 業務効率化： 煩雑な作業を自動化し、担当者の負担を軽減します。
  • 効果測定機能： データに基づいた改善を行うことで、セミナー効果を最大化できます。
  • 柔軟なカスタマイズ： 自社のセミナー形式や規模に合わせて、機能や設定を柔軟に変更できます。
  • 外部連携： MA/SFA/CRMなどの外部システムと連携することで、セミナーデータを有効活用できます。
  • セキュリティ： 個人情報保護や情報漏洩対策など、万全の体制でセキュリティ対策を行っています。

これらの機能を活用することで、セミナー運営の効率化、成果向上、顧客満足度向上を実現できます。

セミナー管理について、より詳細に機能した資料をご用意しています。 自社のセミナー運営・管理について何かお悩みがある場合はぜひ資料をご確認ください。

シャノンのマーケティングオートメーションはセミナー管理以外にも、「リード獲得・育成による商談数増加」「名刺管理」「商談管理」など企業のマーケティング活動全体を支援する様々な機能が搭載されています。
以下に、マーケティングオートメーションに関連する資料とオススメの情報をご紹介しますのでぜひご一読ください。

セミナー管理システムご紹介資料

最後に、シャノンのマーケティングオートメーションでは、データの一元管理による効率的なリード獲得とナーチャリングが可能です。


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